Monter votre projet

Votre équipage est constitué, l’association est créée, vous avez réalisé votre dossier de présentation, c’est maintenant le moment de démarcher les sponsors. Voici quelques conseils :

1. Lister vos sponsors potentiels

Gardez en mémoire que les grosses entreprises sont sollicitées de toutes parts. Privilégiez donc :

• Avant tout votre réseau personnel et votre réseau professionnel
• Les entreprises où vous avez déjà des contacts
• Les entreprises de votre ville ou de votre quartier

2. Le démarchage

• Etablissez un premier contact téléphonique avec le sponsor choisi pour obtenir un rendez-vous. Privilégiez les contacts en personne pour présenter votre projet.
• Lors du rendez-vous, diffusez le film de l’édition précédante du Trophée si vous en avez l’opportunité. Présentez votre dossier, les grandes lignes de l’événement et vos motivations. Mettez en avant le bénéfice retiré par le sponsor s’il vous soutient : images d’aventure, développement durable, solidarité.
• N’hésitez pas à faire des relances téléphoniques.

Conseil :

A éviter : envoi de lettres en nombre dans les entreprises sans les avoir contactées au préalable. Cette façon de procéder connaît presque toujours l’échec.
Faire des fiches contacts entreprises afin de répertorier les entreprises que vous avez déjà démarchées, et ainsi savoir ce que vous leur avez demandé. Ceci vous permettra d’être à jour dans votre démarchage et d’éviter de contacter plusieurs fois le même interlocuteur.

Pour certains équipages cette recherche s’étale sur plus d’une année d’autres réunissent le budget en seulement quelques mois. Rien n’est impossible mais il faut bien être conscientes que, si le Trophée en lui-même dure 10 jours, l’aventure, elle, commence bien avant le départ.

Autres pistes :

Pour réunir le budget nécessaire à votre participation, il y a la recherche de sponsors d’une part, mais il est également possible d’organiser ce que nous appelons “des opérations de financement”.

Voici quelques exemples réalisés par des Roses les années précédentes :

• organisation d’une soirée : entrée et boissons alcoolisées payantes. N’hésitez pas à proposer aux commerçants de votre ville de vous sponsoriser en nature en échange d’une visibilté sur la soirée.
• organisation d’une soirée loto. Plusieurs structures sur internet proposent des prestations clé en mains.
• organisation d’un concert
• organisation d’une compétition sportive avec vente de sandwichs
• vide-grenier
• organisation d’un dîner marocain en partenariat avec un restaurant
• Le TOP des opérations de financement ! vente de goodies : cheichs, t-shirts, porte-clés, sacs etc. Cette opération marche très fort. Nous contacter pour plus d’infos.

Tout au long de l’année, nous mettrons à jour cette liste non exhaustive de ce qu’il possible de faire. Laissez aller votre imagination !

Ces activités nécessitent du temps, mais le résultat est souvent très positif. Elles ont un double impact : augmenter votre budget et faire de parler de votre projet. Le bouche à oreille réserve souvent de belles surprises.

Plus vous ferez parler de vous, plus votre engagement, votre participation aura de l’impact…

Pour cela, nous vous suggérons les actions suivantes :

• Le web : créer un site internet (le site du Trophée vous offre la possibilité de créer un blog et une fiche équipage très complète) –Vous pourrez y faire figurer les logos et adresses web de vos sponsors et échanger des informations avec eux avant, pendant et après le rallye.

• Les supports de communication :créer un logo pour votre association, trouver un nom, un slogan. Affichez-les sur des t-shirts, des stickers que vous pourrez distribuer ensuite.

• Les affiches : l’organisation met à votre disposition une dizaine d’affiches imprimées et le fichier pdf si vous souhaitez en faire des copies supplémentaires. Accolez y votre message et vos coordonnées.

• Les médias : contacter les médias locaux (presse, TV et radio.) Ces médias s’associent généralement facilement à des actions associatives et sportives. Ils seront en mesure de publier des passages dans leur colonnes ou programmations en réalisant un portrait de votre équipage voire même en effectuant un suivi sur votre équipage avant, pendant, et après le Trophée.

• Les salons et expositions : participer à des salons, des expositions  sont aussi des voies à explorer.

Conseils :

N’hésitez pas à vous faire plaisir ! Offrez-vous des vêtements aux couleurs de votre association en y ajoutant votre logo et ceux de vos partenaires.
Organisez votre propre village départ sur une place ou un endroit avec beaucoup de passage (faites y des animations avec votre action humanitaire, des défilés, une cérémonie de départ… Soyez créatives ! ). Ceci donnera l’occasion à vos partenaires d’être présents. Ils n’en seront que plus ravis.

Définir le budget

Avant de réaliser votre dossier de présentation, il est préférable de définir le budget nécessaire pour votre participation. Pour bien le définir, vous ne devrez négliger aucun frais.

Réaliser votre dossier de présentation et de recherches de partenaires

Une fois votre budget établi, il vous faut réaliser votre dossier de présentation.

Nous vous conseillons de le décomposer comme suit :

• Présentation du Trophée : philosophie + dimension humanitaire + la communication autour du Trophée (s’appuyer sur le CD des retombées média)
• Présentation de votre équipage : CV + lettre de motivation + coordonnées + photos !
• Vos objectifs
• Votre budget
• Un tableau d’offre de sponsoring (la contrepartie proposée à vos sponsors : visibilité véhicule + visibilité sur le web + outil de communication interne + présentation de l’équipage et du véhicule aux entreprises etc.

Il est important que ce document soit clair, précis et concis. Une fois pré-inscrites, nous vous ferons parvenir un modèle de dossier.

Si vous avez besoin de conseils, n’hésitez pas à nous contacter pour des astuces de financement.

POURQUOI :

• Une fois cette structure mise en place, la planification, l’organisation , la direction et le contrôle des opérations sont beaucoup plus faciles à gérer.
• Le statut d’association vous confère des droits vis à vis du Trésor Public et de votre administration.
• Elle représente un poids non négligeable lors du démarchage que vous effectuez : votre projet en est d’autant plus crédible.
• Cette structure, et le compte en banque créé de celle-ci, vous permettront d’encaisser les chèques de vos partenaires. En effet, les entreprises pourrront difficilement vous verser de l’agent à titre personnel. Important : conserver toutes vos factures puisque vous serez susceptible de faire un rapport.

COMMENT :

Créer une association vous prendra une vingtaine de minutes environ. Il vous suffit de vous rendre à la préfecture de votre département. Vous devrez être au minimum deux personnes pour créer l’association (un président et un trésorier). Vous devrez retirer un formulaire relatif à la création d’une association de loi de 1901, y indiquer les noms des membres du bureau et décrire l’objet de votre association. Par ailleurs, il faudra une quinzaine de jours pour que le nom de votre association soit validé (vous ne pouvez utiliser un nom déjà déposé ou protégé).

La première étape lorsque l’on souhaite se lancer dans l’aventure Trophée Roses des Sables est de trouver composer un équipage. Si vous vous engagez en 4X4 ou en buggy vous devrez être 2 personnes. Dans la plupart des cas les équipages sont déjà constitués à l’inscription. Si vous êtes seule à la pré-inscription, il vous faudra trouver une coéquipière. Ce pourra être une amie, une collègue, un membre de la famille ou même une femme animée par la même envie, rencontrée pour l’occasion, l’important sera l’entente entre vous.

L’équipage que vous composerez devra être soudé durant toutes les démarches à effectuer avant le Trophée. Vous devrez vous répartir les tâches en fonction de vos compétences, de vos envies et mettre vos forces en commun pour réunir le budget.

Il faudra déterminer qui conduira et qui naviguera. Toutefois vous pourrez intervertir pendant le Trophée.

L’organisation propose des stages de formation qui ne sont pas obligatoires mais fortement recommandés si vous êtes néophytes.

Dans l’hypothèse où vous vous engagez en quad ou en moto, il sera bon de s’entourer de personnes qui vous aideront dans le montage de votre projet.